Manual Assessoria_13

Visita à Empresa

É o chamado press-tour. Não precisa estar atrelada à divulgação de uma notícia, mas precisa ser bem preparada. Preste atenção aos critérios:

1)Planejar a duração para evitar perda de tempo ou sobrecarga de atividades

2)Definir o que se pretende mostrar para decidir hora, data, local e convidados

3)Equilibrar a agenda para evitar o choque e/ou sobrecarga de atividades

4)Convidar os jornalistas com antecedência de pelo menos 20 dias

5)Redigir uma carta-convite que seja clara e detalhada no objetivo da visita

6)Preparar antes os setores da Empresa para a visita, qualificá-los para informar bem aos jornalistas

7)Organizar uma infra-estrutura confortável para transporte, alimentação e hospedagem, se necessário

8)Organizar um press kit sobre o que será mostrado, com informações, dados e fotos.

9) Checar as instalações de som e luz para facilitar o trabalho dos repórteres, fotógrafos e cinegrafistas.

10)Em visitas mais longas ou que envolvam viagens, preparar uma sala de Imprensa com: telefone, fax, computador com internet, material de escritório e que tudo seja checado antes de começar o tour.

E durante a visita, que cuidados devem ser tomados?

1)Se o grupo for grande, subdivida-o em equipes de seis, cada uma delas com um monitor

2)Se a visita for uma viagem, centralizar nos guias os procedimentos de
passagem, hotel, etc.

3)Entregue o press kit com todo o material, certo de que os visitantes saibam de todos os horários

4)Reúna o grupo 15 minutos antes para garantir o cumprimento dos horários

5)Equilibre atividades externas e internas, especialmente se a visita durar vários dias

6)Distribua aos convidados e exija deles o uso de qualquer apetrecho de segurança

7)Mantenha um ritmo de visita em que os visitantes tenham tempo para ver e perguntarem o que quiserem

8)Ter o acompanhamento de um especialista para o caso necessário de fornecer explicações técnicas

9)Identificar com crachás nomes e funções dos visitantes e dos profissionais

10)Ser versátil para acompanhar a programação e mudá-la quando necessário

11)Programar atividades sociais noturnas, se as visitas duram vários dias

12)Se a visita implica em viagem, tenha à mão um kit de primeiros socorros, telefones de médicos e endereços de hospitais. Imprevistos acontecem.


Fonte: Como Virar Notícia e não se Arrepender no Dia Seguinte - Vera Dias.